Bayi, distribütör ve medikal depolar için ÜTS alma-verme otomasyonu
Günde onlarca faturada hem alan hem veren taraf sizsiniz. UzmanUTS gelen vermeleri alış belgenizle eşleştirir, satış faturanızdan doğru verme türünü seçer, askıda kalan ürünleri tek listede toplar.
Bu sektörde en sık yapılan bildirimler
Dağıtım tarafında ÜTS'yi zorlaştıran durumlar
Askıda biriken ürünler
Hastane veya alt bayi alma bildirimi yapmadıkça ürün sizin stoğunuzda askıda kalır; askıdaki ürünle başka bildirim yapılamaz (UTS-H009 / H047).
Alınmamış gelen vermeler
Tedarikçinin size yaptığı vermeleri almadan satış yaparsanız stok yetersiz hatası (UTS-H001) alırsınız. Yoğun dönemde hangi faturanın alınmadığını bulmak saatler sürer.
Yanlış bildirim türü
ÜTS'de kayıtlı bir firmaya tanımsız yere verme yapılamaz (UTS-H111), kendi şubenize verme de reddedilir (UTS-H108). Alıcıyı elle kontrol etmek hataya açık.
Alma bildirimi geri alınamıyor
Yanlışlıkla yapılan almanın iptali yoktur; ürünü ters yönde verme ile iade etmek ve karşı tarafın almasını beklemek gerekir.
Bayi ve depo olarak ÜTS'de neleri bildirirsiniz?
Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği'ne göre satış merkezleri, piyasada bulundurdukları cihazların tekil hareket bildirimlerini yapmak zorundadır. Denetim formunda "Satışı yapılan cihazların ÜTS'de tekil bildirimleri yapılmış mı?" sorusu doğrudan yer alır; eksiklik için uyarı ve 15 gün süre verilir, giderilmezse geçici faaliyet durdurma uygulanır.
- Alma bildirimi: tedarikçinin size yaptığı her verme için; kısmi alma ve "almak istemiyorum" seçenekleriyle.
- Verme bildirimi: ÜTS'de kayıtlı hastane, eczane, optik veya alt bayiye satışta.
- Tanımsız yere verme: ÜTS'de kayıtlı olması mümkün olmayan alıcılara, alıcının VKN'si ile.
- İthalat bildirimi: ithalatçının yetki verdiği bayi olarak gümrükten çektiğiniz ürünlerde.
- Ters yönde verme: tedarikçiye iade ettiğiniz ürünlerde.
- HEK/zayiat ve imha: kayıp, hasar, SKT'si geçen stok veya stok düzeltme gerektiğinde.
- Geri çekme: üretici veya ithalatçının geri çekme kararı verdiği lotları tedarikçiye iade ederken.
Aynı ÜTS kurumu içindeki depolar arası transferde bildirim gerekmez. Şubeleriniz ayrı ÜTS kurumu olarak kayıtlıysa transfer verme ve alma ile yapılır.
UzmanUTS ile bu sektörde
- Gelen vermeleri alış faturasıyla eşleştirip tek tıkla toplu alma
- Satış faturasında alıcıya göre verme veya tanımsız yere verme seçimi
- Askıdaki ürünler ve almayan alıcılar listesi
- Gönderim öncesi lot, seri ve alıcı kaydı ön doğrulaması
- Birden fazla ÜTS kurumu ve depo tek panelde
- İhale ve kamu sevkiyatlarında belge bazlı bildirim raporu
Bayi ve distribütörler için UzmanUTS özellikleri
Gelen bildirimler kutusu
Size yapılan vermeler ÜTS'den çekilir, alış faturası veya irsaliyesiyle eşleştirilir; eşleşenler toplu alınır, hatalı olanlar reddedilir.
Otomatik verme türü seçimi
Karşı firmanın ÜTS kaydı sorgulanır; kayıtlıysa verme, kayıtlı olması mümkün değilse tanımsız yere verme yapılır; kendi şubenize verme engellenir.
Askı takibi
Alıcının henüz almadığı vermeler cari, belge ve gün sayısıyla listelenir; böylece hangi alıcıyı aramanız gerektiğini bilirsiniz.
Stok mutabakatı
ÜTS stoğunuz, ERP'deki lot/seri bazında stok bakiyesiyle karşılaştırılır; askı, alınmamış verme ve bildirilmemiş hareket kaynaklı farklar ayrı listelenir.
ERP'nize dokunmayan bağlantı
UzmanUTS stok kartlarını, lot bakiyelerini ve belgeleri yalnızca okur; ERP'ye hiçbir kayıt yazmaz. Alış kaydını ERP'de her zamanki gibi siz girersiniz.
Çoklu kurum ve depo
Farklı ÜTS kurumlarına ait şirketler ve depolar tek panelden yönetilir; her kurum kendi Sistem Token'ıyla çalışır.
Günlük operasyon nasıl işler?
Sabah: gelen vermeler
Gece çekilen gelen bildirimler alış belgeleriyle eşleşmiş halde bekler; kontrol edip toplu alma yaparsınız.
Gün içi: sevkiyat
Fatura veya irsaliye kesildiğinde verme bildirimi otomatik gider; sonuç UzmanUTS'de fatura numarasıyla izlenir.
Hata kuyruğu
Reddedilen bildirimler Türkçe açıklamayla hata kuyruğuna düşer; düzeltip tekrar gönderirsiniz.
Gün sonu: askı ve mutabakat
Almayan alıcılar ve ÜTS–ERP stok farkları raporlanır, gereken düzeltme bildirimleri önerilir.
Bayi, Distribütör & Medikal Depo için sık sorulan sorular
Yanlışlıkla yaptığım alma bildirimini iptal edebilir miyim?
Hayır, ÜTS'de alma bildiriminin iptali yoktur. Ürünü ters yönde verme bildirimiyle iade edersiniz, karşı taraf da alma yapar. Ayrıntılar için alma bildirimi sayfasına bakın.
Hastane ürünü almadı, verme bildirimini iptal edebilir miyim?
Evet. Alıcı henüz alma bildirimi yapmadıysa verme iptal edilebilir. Alma yapıldıktan sonra iptal mümkün değildir (UTS-H115); bu durumda iade için ters yönde verme gerekir.
Şubeler arası transferde ÜTS bildirimi gerekir mi?
Depolar aynı ÜTS kurumu altındaysa gerekmez; firma kendisine verme yapamaz (UTS-H108). Şubeler ayrı ÜTS kurumu olarak kayıtlıysa verme ve alma bildirimi yapılır.
Tanımsız yere verme ne zaman kullanılır?
ÜTS'de kayıtlı olması mümkün olmayan alıcılara satışta, alıcının VKN'si ve belge numarasıyla kullanılır. Alıcı ÜTS'de kayıtlıysa bu bildirim reddedilir; UzmanUTS bu kontrolü gönderimden önce yapar.
İhale ile yaptığımız kamu hastanesi sevkiyatlarında farklı bir bildirim var mı?
Hayır, kamu hastanesine sevkiyat da normal verme bildirimiyle yapılır ve hastanenin alma yapması beklenir. UzmanUTS bu sevkiyatları belge ve cari bazında raporlar, alınmayanları askı listesinde gösterir.
Askıdaki ürünlerinizi birlikte temizleyelim
Kendi ÜTS kurumunuzla askı ve stok mutabakatı raporunu demo sırasında görün.