ÜTS Nedir? Ürün Takip Sistemi Hakkında Her Şey (2026)

Tıbbi cihaz üreten, ithal eden ya da dağıtan bir firmadaysanız “ÜTS” kısaltmasını mutlaka duymuşsunuzdur. Faturanın, irsaliyenin ve depo sayımının artık ÜTS ile bağlantılı olması, sistemi yalnızca kalite veya ruhsat biriminin değil; muhasebe, satış, lojistik ve bilgi işlem ekiplerinin de günlük konusu hâline getirdi. Bu rehberde ÜTS'nin ne olduğunu, kimleri kapsadığını, hangi kavramlarla çalıştığını ve bildirim yükünü nasıl otomatiğe alabileceğinizi resmi kaynaklara dayanarak anlatıyoruz.

ÜTS nedir? Kısa tanım

ÜTS (Ürün Takip Sistemi), Sağlık Bakanlığı'na bağlı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun (TİTCK) yürüttüğü elektronik kayıt ve takip sistemidir. Aramalarda çoğunlukla Ü harfi olmadan “UTS” olarak yazılır; ikisi de aynı sistemi ifade eder. ÜTS hem web uygulaması hem de mobil uygulama olarak çalışır.

Sistemin özünde iki temel işlev vardır:

• Kayıt: Firmaların, belgelerin ve ürünlerin sisteme tanımlanması (firma kaydı, belge kaydı, ürün kaydı).
• Tekil takip: Kayıtlı ürünlerin her bir biriminin (adet, lot veya seri bazında) üretim ya da ithalattan son kullanım noktasına kadar hareketlerinin bildirilmesi.

ÜTS, TÜBİTAK BİLGEM YTE tarafından geliştirilmiştir ve ÇKYS, MERSİS, VEDOP, EKAP ve GS1 gibi pek çok kamu ve sektör sistemiyle bağlantılı çalışır. Bu entegrasyonlar sayesinde örneğin firma bilgileri MERSİS veya VEDOP'tan otomatik gelir, ürün barkodunun doğruluğu ise GS1 Türkiye üzerinden kontrol edilir.

ÜTS'nin amacı

TİTCK'nin açıkladığı amaçlar şöyle özetlenebilir:

• Tıbbi cihazların ve bu cihazları piyasaya arz eden firmaların kaydını tutmak.
• Tıbbi cihazları üretim veya ithalattan kullanım noktasına kadar tekil olarak izlemek.
• Piyasa gözetimi ve denetimini (PGD) desteklemek.
• Güvensiz ürünleri piyasadan ve kullanımdan hızlıca çekebilmek (geri çekme süreçleri).
• Vatandaşın ürün sorgulamasını sağlamak (ÜTS Mobil ile barkod okutma).

Kısacası ÜTS, “bu ürün nerede üretildi, kimden kime geçti, şu an kimde?” sorularının cevabını tek bir kayıt zincirinde tutmayı hedefler. Bir lotta sorun çıktığında hangi bayiye, hangi distribütöre ve hangi müşteri kuruma ulaştığının bulunabilmesi bu zincirin doğru işlemesine bağlıdır.

ÜTS'nin kapsamı: Hangi ürünler takip edilir?

ÜTS'de tekil olarak takip edilen ürün grupları şunlardır:

ÜTS ayrıca kozmetik ve bazı biyosidal ürünlerin kaydını da kapsar; eczaneler, optisyenlik müesseseleri ve hastaneler de sistemin kullanıcıları arasındadır. Bu rehber ve UzmanUTS ise üretici, ithalatçı ve dağıtıcıların tıbbi cihaz bildirimlerine odaklanır.

Tarihçe: TİTUBB (UBB) sisteminden ÜTS'ye

ÜTS'den önce tıbbi cihaz kayıtları TİTUBB (Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası) üzerinde tutuluyordu. Sektörde hâlâ sık duyulan “UBB” ifadesi bu eski sistemden gelir; eski adresi ubb.saglik.gov.tr idi. 12 Haziran 2017 itibarıyla tıbbi cihaz kayıt ve bildirim işlemleri ÜTS'ye taşındı.

Bu geçişle birlikte yalnızca “ürün kaydı” değil, ürünün her biriminin hareketinin bildirilmesi de gündeme geldi. Sonraki yıllarda Avrupa Birliği'nin 2017/745 (MDR) ve 2017/746 (IVDR) tüzükleriyle uyumlu yönetmelikler 2021'de yayımlandı, tekil hareket bildirimleri 2022 tarihli kılavuzla ayrıntılandırıldı ve 2026'da yeni kayıt kılavuzu yürürlüğe girdi.

Kimler ÜTS'ye kayıt olmak ve bildirim yapmak zorunda?

TİTCK'nin ÜTS kullanıcı listesine göre sistemde kayıt ve bildirim yapan taraflar şunlardır:

• İmalatçılar (üreticiler), ithalatçılar ve ihracatçılar,
• Dağıtıcılar ve bayiler,
• Satış merkezleri ve tedarik zincirinin son halkasındaki diğer kurumlar,
• Servis istasyonları, kalibrasyon ve test kuruluşları,
• Uygunluk değerlendirme kuruluşları ve onaylanmış kuruluşlar, il sağlık müdürlükleri.

Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği'nin 8/4 maddesine göre satış merkezleri, piyasaya arz ettikleri veya piyasada bulundurdukları tıbbi cihazları ÜTS'ye kaydetmek, kayıtları güncel tutmak ve tekil hareket bildirimlerini yapmak zorundadır. Aynı yönetmeliğin 26/2 maddesi, ÜTS'de kayıtlı olmayan cihazın satışını yasaklar.

Üretici, ithalatçı ve dağıtıcılar için bu yükümlülük, ürünün sisteme girişinden müşteriye verilmesine kadar her hareketin bildirilmesi demektir. Kendi segmentinize özel süreçler için çözüm sayfalarımıza bakabilirsiniz:

• Üretici firmalar ve ithalatçı firmalar
• Bayi, distribütör ve medikal depolar

Firma kaydının adımları için ayrıca ÜTS firma kaydı nasıl yapılır rehberimizi okuyabilirsiniz.

ÜTS'nin temel kavramları

ÜTS'de doğru bildirim yapabilmek için önce sistemin “dilini” bilmek gerekir. En sık karşılaşacağınız kavramlar şunlardır:

Tekil ürün

Ürünün izlenen her birimidir. Seri numarasıyla takip edilen ürünlerde her seri numarası bir adettir; lot numarasıyla takip edilen ürünlerde aynı lot birden çok adeti kapsar. Hem seri hem lot ile takip edilen ürünler seri numarasıyla izlenir. Aynı ürün ve lot için farklı üretim veya son kullanma tarihi girilemez.

UNO, LNO, SNO ve diğer alan kodları

ÜTS web servislerinde ve Excel şablonlarında sık geçen kısaltmalar:

Ürün numarası ve piyasaya arz barkodu

Her cihaz ÜTS'ye bir ürün numarasıyla kaydedilir; bu çoğunlukla ürünün barkod numarasıdır. Aynı ürünün farklı adetteki ambalajları (koli, paket) için ayrı ürün kaydı açılmaz; birincil ürüne bir piyasaya arz barkodu ve “iç miktar” eklenir. Bu barkodla yalnızca üretim, ithalat, ihracat, verme ve alma bildirimleri yapılabilir.

Askı

Verme bildirimi yapılmış ancak alıcı alma bildirimi yapmamışsa ürün askıdadır. Askıdaki ürünle başka bildirim yapılamaz. Bu, sahada en sık yaşanan sorunlardan biridir; ayrıntısı askıdaki ürünler ve ÜTS stok mutabakatı rehberinde.

Paket ve SİP

• Paket: Birden çok tekil ürünü tek paket numarasıyla toplu taşımaya yarar (paket verme, paket alma).
• SİP: Set hâlindeki ürünlerdir (ör. cerrahi set). SİP üretim bildiriminden önce alt ürünlerin tekil bildirimleri yapılmış olmalıdır.

Diğer terimler için ÜTS terimleri sözlüğüne göz atabilirsiniz.

Bildirim yaşam döngüsü: Ürün sisteme nasıl girer, nasıl çıkar?

ÜTS kapalı bir sistemdir. Bir tekil ürün sisteme giriş bildirimiyle girer, el değiştirme bildirimleriyle firmadan firmaya geçer ve çıkış bildirimiyle sistemden ayrılır. Aradaki her adım bildirilmezse zincir kopar ve sonraki bildirimler hata verir.

1. Sisteme giriş

• Üretim bildirimi: Menşei Türkiye olan ürünlerde üretici yapar. Üretimden itibaren en geç 120 gün içinde yapılmalıdır.
• İthalat bildirimi: İthal edilen ürünlerde ithalatçı (veya yetki verdiği bayi) yapar.

2. Sistem içinde el değiştirme

• Verme bildirimi: ÜTS'de kayıtlı başka bir kuruma ürün verildiğinde. Belge numarası olarak fatura, irsaliye veya tutanak numarası yazılabilir.
• Alma bildirimi: Alıcının verme bildirimini kabul etmesi. Alma yapılmadıkça stok aktarılmaz. Alma bildiriminin iptali yoktur.
• ÜTS'de tanımsız yere verme: ÜTS'de kayıtlı olması mümkün olmayan yerlere (AVM, havalimanı vb.) satışta, alıcının VKN'si ile.

3. Sistemden çıkış

• İhracat ve mahrecine iade: Ürünün yurt dışına satılması veya yurt dışındaki kaynağına iadesi.
• HEK/zayiat ve imha/bertaraf: Kayıp, hasar, ömrünü tamamlama veya kontrollü bertaraf.
• Son kullanıcıya satış ve hastaya kullanım gibi çıkışlar ise satış merkezleri ve sağlık kuruluşlarının kendi bildirimleridir; üretici, ithalatçı ve dağıtıcı açısından ürün, müşteriye yapılan verme ve müşterinin alma bildirimiyle zincirde ilerler.

4. Düzeltme ve geri çekme

Hatalı bildirimler için iptal bildirimleri, güvenlik sorunu olan ürünler için geri çekme verme, geri çekme alma ve ıslah bildirimleri kullanılır. Hangi bildirimin nasıl iptal edildiğini bildirim iptalleri sayfasında, geri çekme akışını geri çekme bildirimleri sayfasında bulabilirsiniz. Tüm türlerin listesi için ÜTS bildirim türleri hub sayfasına göz atın.

ÜTS'ye bildirim yapmanın üç yolu

Excel yönteminin incelikleri için ÜTS Excel ile toplu bildirim rehberimize, web servis tarafı için ÜTS web servisleri sayfamıza ve ÜTS Sistem Token nasıl alınır rehberine bakabilirsiniz.

ÜTS'nin yasal dayanağı

Bildirim yapılmamasının sonuçlarını ÜTS bildirimi yapmamanın cezası rehberinde ayrıntılı anlattık. Özetle satış merkezlerinde uyarı ve 15 günlük süreyle başlayan, geçici faaliyet durdurma ve yetki belgesi iptaline kadar giden bir yaptırım zinciri bulunur.

Süreler ve önemli tarihler

ÜTS'de bildirim süresi konusu sık sorulur. Resmi metinlerde doğrulanmış kesin süre yalnızca üretim bildirimi içindir; diğer tarihler ise sistemin gelişimini ve yeni zorunlulukları gösterir:

Verme ve alma bildirimleri için resmi metinlerde genel bir “X gün içinde” kuralı bulunmuyor. Bu yüzden önerimiz, bildirimi işlemle aynı gün yapmanızdır: hem karşı tarafın alma ve sonraki bildirimlerini geciktirmezsiniz hem de denetimde “satışı yapılan cihazın tekil bildirimi yapılmış mı?” sorusuna rahatça “evet” dersiniz.

Firmaların ÜTS'de sık yaptığı hatalar

Sahada gördüğümüz sorunların büyük kısmı birkaç tekrar eden hataya dayanır:

• Satışı yapıp verme bildirimini atlamak veya alıcının alma bildirimini yapmaması; sonuç, biriken askıdaki ürünlerdir.
• ÜTS'de kayıtlı alıcıya tanımsız yere verme yapmak (UTS-H111) veya alıcının ÜTS kaydını kontrol etmeden sevk etmek.
• Üretim bildirimini 120 günü aşarak yapmak.
• ÜTS stokunu fiziki stokla mutabık tutmamak ve sayım farkları için HEK/zayiat “stok düzeltme” seçeneğini bilmemek.
• Fatura numarası ile ÜTS belge numarasını eşleştirmemek. Bu eşleşme olmadan mutabakatta ve denetimde hangi bildirimin hangi satışa ait olduğu gösterilemez.
• Yanlış firma hesabıyla işlem yapmak (“Hesap Değiştir” adımını atlamak) veya token yetki sorunları.
• Excel şablonunu değiştirmek (sütun silmek) ve toplu yüklemenin başarısız olması.
• Sorgu gecikmesini bilmemek: “Ayrıntılı Sorgula” ekranında son bir saatteki işlemler görünmez; bildirimin yapılmadığını sanıp tekrar göndermek mükerrer kayda yol açar.

Bu hataların sistemdeki karşılığı olan mesaj kodlarını ÜTS hata kodları sözlüğünde çözümleriyle birlikte bulabilirsiniz.

ÜTS, UTTS ve UETS aynı şey mi?

Hayır. Arama sonuçlarında sık karıştırılan bu kısaltmalar tamamen farklı sistemlerdir:

• ÜTS / UTS: TİTCK'nin tıbbi cihazların kaydı ve tekil takibi için kullandığı Ürün Takip Sistemi.
• UTTS: Araçlar ve akaryakıt alımıyla ilgili Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi.
• UETS: Elektronik tebligat sistemi.

Bu sayfada ve sitemizin geri kalanında “UTS” geçen her yerde Ürün Takip Sistemi kastedilmektedir.

ÜTS giriş adresleri

• Uygulama, giriş ve başvuru: utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS
• Bilgi sitesi (kılavuzlar, duyurular, web servis dokümanları): uts.saglik.gov.tr
• Test ortamı: utstest.saglik.gov.tr. Test ortamında ayrıca firma kaydı yapılması ve ayrı Sistem Token alınması gerekir.

Girişler e-imza veya mobil imza ile yapılır; birden fazla firmada yetkiniz varsa “Hesap Değiştir” ile ilgili firmaya geçmeniz gerekir. Yanlış firma hesabıyla işlem yapmak sahada sık görülen hatalardandır.

ÜTS bildirimleri nasıl otomatiğe alınır?

Elle ya da Excel ile bildirim, hareket sayısı arttıkça hem zaman alır hem de hata riskini büyütür: unutulan verme bildirimleri, alınmayan vermeler yüzünden biriken askıdaki ürünler, yanlış lot veya seri girişi, mükerrer gönderimler. Web servis entegrasyonunda ise bildirim, zaten kesmekte olduğunuz faturadan veya irsaliyeden üretilir.

Otomasyonun tipik akışı şöyledir:

1. ERP'de fatura, irsaliye veya üretim fişi oluşturulur.
2. Entegrasyon, karşı firmanın ÜTS'de kayıtlı olup olmadığına göre bildirim türünü seçer: kayıtlıysa verme, değilse tanımsız yere verme; yurt dışı satışta ihracat.
3. Lot, seri, üretim ve son kullanma tarihleri ERP belgesinden alınır ve gönderimden önce doğrulanır.
4. Bildirim ÜTS'ye gönderilir; sonuç (bildirim ID veya hata) entegrasyon tarafında belge numarasıyla saklanır. UzmanUTS'de ERP yalnızca okunur, ERP'ye hiçbir veri yazılmaz.
5. Hata alınırsa anlaşılır açıklamayla kuyruğa düşer, düzeltilip yeniden gönderilir.

UzmanUTS tam olarak bunu yapar: ERP'nizi değiştirmeden, ÜTS'nin resmi web servisleri üzerinden bildirimleri faturanızdan otomatik üretir; gelen vermeleri alış belgelerinizle eşleştirir, ÜTS stokunuzu fiziki stokla karşılaştırır ve hata kodlarını Türkçe çözüm önerisiyle gösterir. Nasıl çalıştığını ÜTS entegrasyonu sayfasında inceleyebilir, kendi verinizle görmek için ücretsiz demo talep edebilirsiniz.

Hangi ERP ile çalıştığınızı merak ediyorsanız entegrasyonlar sayfasında Logo Tiger ve Logo Go için hazır entegrasyonu ve yakında eklenecek ERP'leri bulabilirsiniz.

Özet

• ÜTS, TİTCK'nin tıbbi cihaz ve IVD ürünleri için yürüttüğü kayıt ve tekil takip sistemidir.
• 2017'de TİTUBB (UBB) sisteminin yerini aldı.
• Üreticiden ithalatçıya, bayiden medikal depoya tedarik zincirinin tüm halkaları sistemin kullanıcısıdır.
• Ürün; üretim veya ithalatla girer, verme ve alma ile el değiştirir; ihracat, mahrecine iade, HEK/zayiat veya imha ile ya da son kullanıcıya ulaştığında satış merkezlerinin kendi bildirimleriyle sistemden çıkar.
• Bildirimler portal, Excel veya web servis ile yapılabilir; düzenli hareketi olan firmalar için en güvenilir yol entegrasyondur.
• Bildirim eksikliği satış merkezleri için faaliyet durdurma ve yetki belgesi iptaline kadar gidebilir.

Sık sorulan sorular