ÜTS Excel ile Toplu Bildirim: Şablon Kuralları, Sık Hatalar ve Daha İyi Yöntem

ÜTS'ye bildirim yapmanın üç yolu vardır: web arayüzünden elle giriş, Excel ile toplu bildirim ve web servisleri üzerinden entegrasyon. Hareket sayısı arttıkça birçok firma ilk olarak Excel'e yönelir; çünkü ERP'den bir liste almak ve şablona yapıştırmak, yüzlerce satırı tek tek girmekten çok daha kolaydır. Ancak toplu yükleme, kendi kurallarına uyulmadığında saatler süren düzeltme işine dönüşebilir.

Excel ile toplu bildirim nedir?

ÜTS web uygulaması, belirli bildirim türleri için Excel şablonları sunar. Şablon indirilir, her satıra bir bildirim (veya bir tekil ürün) yazılır ve dosya ÜTS'ye yüklenir. Sistem dosyayı satır satır işler; hatalı satırlar için mesaj döndürür.

Bu yöntem özellikle şu durumlarda kullanılır:

• Dönemsel olarak biriken bildirimlerin topluca yapılması,
• Büyük bir ithalat veya üretim partisinin sisteme girilmesi,
• Henüz entegrasyonu olmayan firmaların günlük işlemleri.

Şablon kuralları: Nelere dikkat etmeli?

1. Her zaman güncel şablonu indirin. ÜTS düzenli sürüm yayınlar ve alanlar değişebilir. Eski bir dosyayı kopyalayarak kullanmak, yeni zorunlu alanların eksik kalmasına yol açabilir.
2. Sütun, satır veya sayfa silmeyin. Resmi yönlendirmeye göre şablon, yapısı değiştirilmeden doldurulmalıdır. Kullanmadığınız sütunlar boş kalabilir ama silinmemelidir.
3. Sütun sırasını ve başlıkları değiştirmeyin. Kendi raporunuzdaki sütun düzenini şablona uydurmak yerine, verinizi şablonun düzenine taşıyın.
4. Doğru bildirim türünün şablonunu kullanın. Verme, alma, üretim ve ithalat şablonları farklı alanlar içerir.
5. Hücre biçimlerine dikkat edin. Ürün numarası, lot ve seri metin olarak tutulmalıdır.

Toplu yüklemede sık yapılan hatalar

Hata kodlarının ayrıntılı açıklamaları için ÜTS hata kodları sözlüğüne bakabilirsiniz.

Adım adım güvenli bir Excel yüklemesi

1. ERP'den ilgili dönemin belge listesini (fatura/irsaliye no, cari, ürün, lot/seri, adet, tarih) alın.
2. Alıcıları ÜTS kaydına göre ayırın: kayıtlı olanlar verme, kayıtlı olmayan kurumlar tanımsız yere verme; yurt dışı satışlar için ihracat bildirimi yapılır.
3. Güncel şablonu indirip verileri metin biçimini koruyarak yapıştırın.
4. Tekrarları, boş zorunlu alanları ve tarih biçimlerini kontrol edin.
5. Önce küçük bir parti yükleyin; sonuç temizse kalanını gönderin.
6. Hatalı satırları ayrı bir dosyada düzeltip yalnızca onları tekrar yükleyin.
7. Belge numarası ile ÜTS sonucunu ERP'nizde işaretleyin; aksi hâlde neyin bildirildiğini takip etmek zorlaşır.

Gelen vermeler için toplu alma

Toplu işlem yalnızca gönderilen bildirimler için değil, size yapılan vermeleri kabul etmek için de gereklidir. TİTCK SSS'ye göre ÜTS'de Verme/Alma Bildirimi menüsündeki “Toplu Alma Bildir” ekranından birden fazla gelen verme topluca alınabilir. Lot takipli ürünlerde eksik adetle alma yapılabilir; alınmayan adet veren firmada kalır.

Toplu almadan önce gelen vermeleri irsaliye ve faturayla karşılaştırmanız önemlidir: almanın iptali yoktur ve yanlış alınan ürünü düzeltmek için ters yönde verme yapmanız gerekir. Ayrıntı: alma bildirimi.

Excel ile çalışıyorsanız: Önerilen çalışma düzeni

Entegrasyona geçene kadar Excel ile çalışmaya devam edecekseniz riski azaltmak için şu düzeni öneririz:

• Sıklığı artırın: Bildirimleri haftalık değil, en azından günlük yükleyin. Biriken bildirimler alıcılarınızın da işini geciktirir.
• Hazırlayan ve yükleyeni ayırın: Dosyayı hazırlayan kişi ile kontrol edip yükleyen kişinin farklı olması basit hataları yakalar.
• Yükleme günlüğü tutun: Hangi dosyanın, hangi belge aralığını kapsadığını ve sonucunu kaydedin.
• Hata dosyalarını saklayın: ÜTS'nin döndürdüğü hata satırlarını ve yaptığınız düzeltmeyi arşivleyin; denetimde açıklama yapmanız gerekebilir.
• Aylık mutabakat yapın: Excel ile bildirim yapan firmalarda ÜTS stoku ile fiziki stokun ayrışma ihtimali daha yüksektir. Bkz. stok mutabakatı.

Excel mi, entegrasyon mu?

Kısacası Excel, ara sıra yapılan toplu işler için iyi bir araçtır; ancak günlük satışın bildirim yöntemi olarak kullanıldığında bildirimleri geciktirir ve askı, mükerrer kayıt, eksik bildirim risklerini büyütür.

Excel'den entegrasyona geçiş planı

Geçiş, bir gecede yapılması gereken riskli bir proje değildir. Önerdiğimiz aşamalı yol şöyledir:

1. Mevcut durumu çıkarın: Hangi bildirim türlerini, hangi sıklıkta ve hangi belgelerden yaptığınızı listeleyin. Askıdaki ürünleri ve bekleyen gelen vermeleri temizleyin.
2. Sistem Token alın: İmza yetkilinizin e-imzasıyla canlı ve gerekiyorsa test ortamı için token alın. Bkz. Sistem Token rehberi.
3. Alan eşleştirmesini yapın: ERP'deki stok kartı, lot/seri, cari ve belge alanlarının ÜTS alanlarına (UNO, LNO, SNO, URT, SKT, ADT, alıcı kurum, belge no) nasıl karşılık geleceğini belirleyin.
4. Kuralları tanımlayın: Hangi cari tipine hangi bildirim türü yapılacağını (verme, tanımsız yere verme, ihracat) belirleyin.
5. Test edin: ÜTS test ortamında ya da sınırlı sayıda belgeyle deneme yapın.
6. Paralel dönem: Kısa bir süre entegrasyon sonuçlarını Excel kontrollerinizle karşılaştırın.
7. Canlıya alın ve izleyin: Hata kuyruğunu ve bildirimi eksik belgeler raporunu günlük takip edin.

Hangi ERP'yi kullandığınıza göre eşleştirme farklılık gösterebilir; entegrasyonlar sayfasında hazır Logo Tiger / Logo Go entegrasyonu ve yakında eklenecek ERP'ler için bilgileri bulabilirsiniz.

Şablona bağlı kalmadan içe aktarma

Excel alışkanlığından tamamen vazgeçmek zorunda değilsiniz. UzmanUTS, ÜTS'nin katı şablonuna bağlı kalmadan Excel, CSV veya XML dosyalarınızı sütun eşleştirmeli olarak içe aktarır ve göndermeden önce ön doğrulama yapar: alıcı ÜTS'de kayıtlı mı, ürün stokta mı, askıda mı, tarih biçimi doğru mu? Ardından bildirimleri ÜTS'nin resmi web servisleri üzerinden gönderir ve sonucu satır bazında raporlar.

Excel'den entegrasyona geçiş, ücretsiz kurulum ve eğitim hizmetimizin bir parçasıdır. Toplu işlem özelliklerini inceleyebilir, ÜTS entegrasyonu sayfasına göz atabilir ya da demo talep edebilirsiniz.

Entegrasyona hazırlık için ilk adım Sistem Token almaktır: ÜTS Sistem Token nasıl alınır.

Sık sorulan sorular